Som første kommune i landet kan Fredrikstad skilte med sin egen språkprofil. Hensikten med det nyutgitte heftet er å erstatte tunge byråkratiske formuleringer i den skrifltige omgangen med innbyggerne med lettfattelige setninger som alle forstår.

16-åringen er gjennomsnittet

-Fra tid til annen får kommunen kritikk for å uttrykke seg tungvint og byråkratisk. Dette vil vi gjøre noe med gjennom det mye omtalte prosjektet "Best på service".

Konkret gir heftet "Språkprofil" eksempler på hvordan virksomhetsledere, saksbehandlere og andre kommunale brevskrivere kan forenkle og spisse sine manus slik at budskapet treffer mottakeren bedre.

En god hjelperegel er å skrive som om du henvender deg til en 16-åring - og ikke til sjefen lenger opp i kommunehierarkiet. Språklig sett representerer 16 år gamle jenter og gutter gjennomsnittsnordmannen, forklarer Knut Western.

Mykere menneskesyn

I veiledningsheftet trekker Western opp flere eksempler på gammeldags språkbruk som med fordel kan avskaffes.

-Istedet for å si "Under henvisning til Deres brev av 10.10..." så vil introduksjonen "Takk for brevet ditt av 10.10..." oppfattes som langt mer høflig hos mottakeren.

"Reglene som gjelder til enhver tid" klinger bedre enn "De til enhver tid gjeldende regler" osv.

Enkeltord som "ansøkning", "angjeldende" og "forføyninger" bør også erstattes av mer tidsriktige begreper, foreslår informasjonssjefen som lister opp alternativer i språkprofilen.

Knut Western, som selv har jobbet i den kommunale forvaltningen i mange tiår, mener byråkratenes språkbruk overfor allmuen handler om både verdier og menneskesyn.

-Vi definerer og tolker verdier og menneskesyn gjennom språket. Det er IKKE et uttrykk for et positivt menneskesyn om vi uttrykker oss på denne måten i et brev, anfører Western og trekker opp dette eksempelet:

"Under henvisning til brev mottatt 4. ds. meddeles herved at den der fremsatte klage ikke tas til følge.

En bes om å etterkomme vedtak fattet slik en i tidligere korrespondanse har meddelt, og innbetale foreliggende restanse på egenandeler snarest.

Eventuell ytterligere purring vil medføre gebyr stort kr. 300,- samt at saken oversendes Innfordringsavdelingen etter 14 dager med umiddelbart ytterligere påløpende gebyrer".

-Tenk formidling

Informasjonssjefen anbefaler også alle som sender ut brev fra Fredrikstad kommune om å sette punktum i ny og ne.

-Lange setninger er tunge å fordøye. Tenk formidling! Les gjerne opp brevet for en kollega om du tviler på egne formuleringer.

Og husk - det er ikke fagfolkene vi skriver for, men den vanlige innbygger! lød Westerns dosering for formannskapet og deler av kommuneadministrasjonen da heftet ble lansert torsdag.

Aps Atle Ottesen var blant de mange som lot seg begeistre av den nye språknøkkelen for kommunefolk.

-Med dette heftet for hånda vil vi slippe å bestrebe oss på å finne adekvate synonymer på en hver kontekst (!).

Overfor Demokraten tar Western for gitt at de mange hundre brevskriverne i Fredrikstad kommune bruker språkprofilen flittig:

-Heftet havner neppe i skuffen. Mitt inntrykk er at mange kolleger har sett fram til å motta denne verktøykassa.

Sant å si så har informasjonsavdelingen opp gjennom årene fått utallige spørsmål om hjelp til formuleringer av brev, pressemeldinger etc. fra andre etater. Jeg tror faktisk hele organisasjonen er opptatt av å skape et enklere kommune-språk, påpeker Knut Western.